BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap bentuk organisasi apapun namanya mempunyai suatu tujuan yang dalam hal ini kita sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. Kegiatan ini yang dilakukan untuk mencapai tujuan pokok disebut kegiatan pokok atau kegiatan utama.masalahnya bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan tersebut agar dapat mendukung tercapainya tugas pokok. Disinilah peranan manajemen yang aktivitasnya dilaksanakan dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor).
Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat melancarkan perkembangan Organisasi Kegiatan Kantor sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan pekerjaan kantor yang semakin luas dan rumit serta dapat menentukan azas yang paling tepat agar tercapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya guna.
Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam manajemen perkantoran sebagai salah satu unsur dari Administrasi :
1. sejauh mana kecakapan individual dapat mendukung ketrampilan yang dibutuhkan untuk keperluan aktivitas pekerjaan kantor.
2. seberapa luas materi berbagai mata pelajaran atau bidang studi lain saling berhubungan dengan manajemen perkantoran
3. alat ukur mana paling tepat untuk mengetahui tingkat “ketrampilan manajemen perkantoran pada berbagai bentuk organisasi”.
4. sampai berapa jauh hubungan atau dukungan dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan usaha atau tugas pokok suatu organisasi.
B. Tujuan Penulisan
: Mengetahui segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor.
: Menginformasikan ruang lingkup dari keseluruhan pekerjaan perkantoran
: Memberikan catatan dan laporan tentang aktivitas kantor
: Menyampaikan dengan berbagai cara yang meliputi penyelenggaraan perkantoran
: Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang keperluan yang menyangkut pekerjaan/kegiatan kantor.
: Membantu memudahkan tujuan dilakukan kegiatan perkantoran
: Meneliti sumber-sumber yang berkaitan erat dengan kegiatan perkantoran.
C. Batasan Masalah
Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dari manajemen perkantoran karena sangat menentukan kelancaran roda organisasi. Fungsi ini mengatur lebih lanjut mengenai wewenang mengetahui kedudukan tugas dan fungsinya yang merupakan suatu kegiatan pembangian tugas menurut sidang atau bagian dari kantor sehingga tak ada pekerjaan yang tertinggal atau berulang kali dikerjakan. Dalam kegiatan ini tertinggal disimpulkan bahwa penggorganisasian meliputi pembagian kerja yang sangat erat hubungan dengan pegawai kantor (personal kantor).
Personal kantor adalah orang yang melakukan pekerjaan disuatu kantor merupakan unsur yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu kantor bergantung pada orang/personal yang ada di dalamnya kerena unsur lain seperti uang, peralatan, metode, mesin dan pasar tidak ada artinya bila tidak didukung oleh personal kantor yang kompeten/karyawan yang memiliki potensi dalam bekerja di kantor.
D. Metode Penulisan
Metode penulisan ini ditulis melalui diskusi, mencari tahu dari sumber-sumber lain seperti buku dan menghimpun, mencatat serta mengolah catatan sehingga jadi suatu kesatuan yang dapat dipublikasikan.
BAB II
HAKEKAT KESEKRETARIATAN
A. Asal Usul Kesekretariatan
Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat, yang berarti kantor atau tempat. Berikut ini ada beberapa pendapat tentang pengertian sekretariat, yang dikemukakan oleh beberapa ahlinya.
1. Webster’s dalam buku New Words Dictionary, menyatakan
a. Kantor atau kedudukan seorang sekretaris
b. Kantor atau tempat dimana sekretaris melakukan pekerjaan
c. Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
d. Pegawai atau kelompok sekretaris.
2. Funk and Wagnals, dalam buku Standard of Dictionary of the English Language, mengutarakan :
a. Kedudukan seorang sekretaris
b. Tempat, dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya dan memelihara warkat-warkat dinasnya.
c. Seluruh pegawai dari para sekretaris di dalam kantor khususnya departemen yang dipimpin oleh sekretaris pemerintahan
d. Badan administrasi semula Liga Bangsa-bangsa, sekarang Perserikatan Bangsa-bangsa yang terdiri dari Sekretaris Jenderal, para pegawai dan para sekretarisnya.
Dari uraian diatas pendapat tersebut tentang pengertian sekretariat, dapat disimpulkan bahwa sekretariat berarti tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi satuan organisasi dimana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran. Dapat juga disimpulkan bahwa sekretaris agalah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dna bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar.
B. Pengertian Kesekretariatan
Berdasarkan beberapa pengertian yang telah diuraikan diatas, maka dapat disimpulan bahwa kesekretariatan berarti “keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Dapat juga diartikan bahwa kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan oleh sekretaris. Jadi kesekretariatan menunjukkan kegiatannya dan tata kerjanya, sedangkan sekretaris adalah orang yang melakukan pekerjaan atau kegiatan kesekretariatan.
C. Fungsi dan Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Fungsi Administrasi Kesekretariatan, meliputi berbagai hal, yaitu :
- Mengadakan pencatatan atau recording dari semua kegiatan manajemen. Seluruh hasil pencatatan akan dijadikan sebagai pertanggung jawaban dan sumber informasi serta dilakukan menurut suatu sistem yang telah ditentukan. Pencatatan juga harus dilaksanakan dengan tepat guna dan tepat waktu.
- Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
- Sebagai alat komunikasi perusahaan atau organisasi.
- Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau organisasi.
- Sebagai pusat dokumentasi/master file.
Sedangkan administrasi kesekretariatan antara lain bertujuan :
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, baik secara intern maupun extern.
- Mengamankan kerahasiaan organisasi/perusahaan.
- Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi/ perusahaan, yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksanaan fungsinya, yaitu : planning, organizing, actuating, controling.
D. Lingkup Kegiatan Kesekretariatan
Pada dasarnya kegiatan dalam bidang sekretariat, meliputi :
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, terdiri dari :
, pembuatan surat
, penerimaan surat
, pengolahan surat
, pendistribusian surat
, penyimpanan warkat/surat
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun ekstern
- Menyelenggarakan rapat
- Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan
- menyelenggarakan tugas bantuan lainnya yang sifatnya menunjang pelaksanaan tugas pokok.
E. Jenis Kegiatan Kesekretariatan
Kegiatan kesekretariatan tercermin dalam 6 pola perbuatan seperti berikut :
- Menghimpun, mencari dan mengusahakan keterangan atau data yang diperlukan
- Mencatat : membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis, keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
- Mengolah : mengerjakan/memproses keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
- Menggandakan : memperbanyak dokumen dengan cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
- Mengirim : menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
- Menyimpan : menymipan dokumen di tempat tertentu yang aman.
BAB III
HAKEKAT KANTOR
A. Pengertian Kantor
Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang berarti tempat/ruang untuk melakukan pekerjaan tulis menulis, badan usaha/ instansi, atau gedung yang menjadi pusat kegiatan ketatausahaan.
Ada dua jenis kantor, yaitu kantor statis menggambarkan gedung dan fasilitas perlengkapannya yang menangani informasi, sedangkan kantor dinamis melekat pada kegiatannya atau pusat pengelolaan tata usaha.
Gedung kantor merupakan tempat untuk mengolah informasi dengan bantuan peralatan seperti meja, kursi, mesin dan pegawai. Sedangkan kantor dalam arti statis adalah fisik gedung, peralatan dan perabot yang digunakan para pegawai dalam proses produksi.
Menurut Drs. A.S. Moenir :
a. Kantor berupa bangunan yang berfungsi sebagai yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.
b. Jenis kantor yang dilakukan id Kantor pada umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi
c. Di kantor terdapat alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, dan perlengkapan seperti meja, lemari, rak buku, kursi, serta fasilitas seperti lampu, air, telepon dll.
G.R. Terry merumuskan tentang adanya kegiatan kantor yang dinamis, diantaranya :
a. pembuatan warkat-warkat tertulis
b. pembuatan laporan-laporan
c. penyajian data-data obyektif dari hasil pengolahan fakta-fakta yang akurat
d. penetapan tindakan lebih lanjut dalam bentuk kebijaksanaan yang dirumuskan dalam keputusan.
Prof. Dr. Prayudi Prawirosudirdjo menjelaskan pengertian kantor dalam bahasa Inggris :
1. kewajiban, tugas atau fungsi
2. jabatan
3. markas atau ruang tempat menjalankan aktifitas
4. jasa pelayanan
5. tugas pekerjaan, komposisi dari urusan tertentu
6. tempat, gedung yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha.
Jadi kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staf, personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
B. Jenis-jenis yang dikelola Kantor
Menurut Leffing Well & Robinson :
1. menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
2. membuat rekening
3. surat menyurat
4. menyimpan warkat
5. menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai
6. mengurus dan membagi serta mengirim surat
7. memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
Menurut G.R. Terry :
1. mengetik
2. menghitung
3. memeriksa
4. menyimpan warkat
5. menelpon
6. menggandakan
7. mengirim surat
C. Syarat Pegawai Kantor
Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat :
1. Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi
2. Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.
3. Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali dari :
* sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbicara
* sifat bersih dan rapi
* sifat luwes dan berbusana serasi
* sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
* kemampuan dan ketrampilan
* sifat kerohanian
BAB IV
PENATAUSAHAAN PERABOT KANTOR
A. Istilah Perabot
Perabot kantor dalam bahasa Inggris disebut office, furnitures, yang meliputi meja kerja, kursi, lemari, rak, dan perabotan khusus untuk keperluan persiapan.
Untuk lebih jelasnya Drs. The Liang Gie dalam buku kamus Administrasi Perkantoran mengemukakan, bahwa “perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tatausaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat. Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip”.
B. Pengadaan Perabot Dan Perhiasan Kantor
Pengadaan perabot dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) pengadaan perabot dengan membeli;
2) pengadaan perabot dengan membuat sendiri; dan
3) pengadaan perabot dengan cara menerima bantuan.
Untuk pengadaan perabot dengan cara pembelian dapat diatur sebagai berikut :
1. Perabot yang akan dibeli dapat berbentuk yang sudah jadi atau yang belum jadi. Untuk perabot yang belum jadi perlu dirancang terlebih dahulu modelnya sesuai dengan pemesanan.
2. Pembelian perabot dapat dilakukan dengan lelang atau tanpa lelang.
3. Untuk pembelian perabot yang sudah jadi perlu membuat rencana kebutuhan sesuai dengan syarat yang diperlukan.
4. Untuk pengadaan perabot yang belum jadi, yang perlu diperhatikan adalah :
a. menyusun kebutuhan;
b. menunjukkan konsultan perencanaan perabot;
c. menyusun syarat jenis sesuai dengan spesifikasi dan menyediakan gambar perabot yang akan dibeli;
d. membuat kontrak;
e. membuat berita acara serah terima perabot.
5. Benda tambahan yang akan dipergunakan untuk pemperindah wujud luar dari kantor, misalnya lukisan dinding atau pot bunga serta akuarium.
C. Perabot Utama Kantor
Perabot yang paling pokok untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor diantaranya adalah sebagai berikut:
1. meja tulis, lemari, dan laci yang dapat dikunci
2. meja mesin tik dan komputer
3. lemari dan rak serta kursi
4. filing cabinet (tempat arsip)
5. rak buku dan lain-lain
Menurut Drs The Liong Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, mengemukakan bahwa “syarat-syarat untuk meja tulis yang berhubungan dengan pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:
a. Mulai permukaan meja sampai ke lantai tidak seluruhnya tertutup, tetapi masih ada celah untuk persediaan udara dengan lancar. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya akan memudahkan apabila membersihkan lantai.
b. Permukaan meja tidak menyilaukan mata para pegawai yang melaksanakan pekerjaannya. Permukaan meja hendaknya juga tidak berwarna hitam atau terlampau gelap, melainkan sebaiknya diberi warna muda terang. Karena pertentangan yang tajam antara meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih, mudah melelahkan mata para pegawai.
c. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan tetapi menurut ukuran tertentu. Karena permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja, bahkan biasanya menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang semestinya disimpan dalam lemari arsip atau rak tersendiri”.
Demikian pula dengan kursi, maka kursi yang baik harus pula memenuhi persyaratan tertentu, terutama dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan dari pegawai yang memakainya.
Menurut Prof. Ralph Barnes, bahwa kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat, yaitu;
1) kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi sipemakai,
2) kursi harus kokoh,
3) kursi harus disesuaikan dengan bentuk badan orang/karyawan, dan
4) kursi mempunyai penyangga belakang.
D. Perabot Kantor Lainnya
Yang termasuk perabot kantor selain meja, kursi, lemari dan rak, juga mesin-mesin kantor yang terdiri dari :
– mesin tik manual,
– mesin tik elektronik dan listrik,
– mesin hitung manual dan listrik,
– mesin pengganda (duplicating machine),
– mesin stensil (stensil machine),
– mesin fotocopy,
– mesin computer,
– mesin scanner,
– mesin cash register listrik dan elektronik,
– mesin transparan,
– mesin faxsimil,
– shreder (mesin penghancur dokumen),
– dan lain-lain.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Aktifitas Manajemen Kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama, hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya. Disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai, aktivitas kantor juga dipengaruhi oleh tujuan yang hendak dicapai.
Adapun ruang lingkup aktivitas perkantoran adalah komputerisasi, bidang catat-mencatat, bidang persuratan, kearsipan, hitung-menghitung, serta sarana dan fasilitas kerja yang efektif dan efisien.
Aktivitas Manajemen Perkantoran berkaitan erat dengan pengorganisasian. Sebab sangat menentukan kelancaran roda organisasi jadi disimpulkan bahwa pengorganisasian itu merupakan suatu kegiatan membagi tugas menurut bidang/ bagian agar semua pekerjaan dapat terbagi habis dan tidak tertunda dalam pelaksanaannya.
B. Saran-Saran
· Hendaknya tujuan aktivitas kantor dapat memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
· Dapat memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dan biaya yang sesuai.
· Mampu membantu orang memilih serta memenuhi kebutuhannya.
· Dapat membuat catatan secara lengkap relevan, up to date, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.